Data Privacy Notice / Datenschutzerklärung

General Information / Allgemeine Informationen

English: This privacy notice explains how we collect, use, and protect your personal data when you use our booking and management system.

Deutsch: Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden und schützen, wenn Sie unser Buchungs- und Verwaltungssystem nutzen.

Data Controller / Verantwortlicher: Philipp Wernecke
Contact / Kontakt: p.wernecke@stud.uni-goettingen.de
Last Updated / Letzte Aktualisierung: 18.09.2025

Data We Collect / Erhobene Daten

English

Account Information

  • Name and email address
  • User role and permissions
  • Account creation and login dates

Booking Data

  • Room and equipment reservations
  • Booking dates and times
  • Request and approval status
  • Communication messages

Technical Data

  • IP addresses and session data
  • Browser type and version
  • Device information
  • Usage logs and analytics

Deutsch

Kontoinformationen

  • Name und E-Mail-Adresse
  • Benutzerrolle und Berechtigungen
  • Kontoerstellung und Anmeldedaten

Buchungsdaten

  • Raum- und Gerätereservierungen
  • Buchungsdaten und -zeiten
  • Anfrage- und Genehmigungsstatus
  • Kommunikationsnachrichten

Technische Daten

  • IP-Adressen und Sitzungsdaten
  • Browsertyp und -version
  • Geräteinformationen
  • Nutzungsprotokolle und Analysen

How We Use Your Data / Datennutzung

English

  • To provide and maintain the booking system
  • To process room and equipment reservations
  • To communicate about bookings and updates
  • To manage user accounts and permissions
  • To ensure system security and prevent abuse
  • To comply with legal obligations

Deutsch

  • Bereitstellung und Wartung des Buchungssystems
  • Bearbeitung von Raum- und Gerätereservierungen
  • Kommunikation über Buchungen und Updates
  • Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen
  • Gewährleistung der Systemsicherheit und Missbrauchsprävention
  • Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

Legal Basis / Rechtsgrundlage

English

We process your personal data based on the following legal grounds:

  • Legitimate Interest: To provide booking services and system functionality
  • Contract Performance: To fulfill booking agreements and service provision
  • Legal Compliance: To meet regulatory and institutional requirements
  • Consent: Where explicitly provided for specific data processing activities

Deutsch

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Berechtigtes Interesse: Bereitstellung von Buchungsdienstleistungen und Systemfunktionalität
  • Vertragserfüllung: Erfüllung von Buchungsvereinbarungen und Dienstleistungserbringung
  • Rechtliche Verpflichtung: Erfüllung regulatorischer und institutioneller Anforderungen
  • Einwilligung: Wo ausdrücklich für spezifische Datenverarbeitungsaktivitäten erteilt

Data Sharing / Datenweitergabe

English

We do not sell your personal data. We may share data in the following circumstances:

  • With system administrators for technical support
  • With authorized tutors and admins for booking management
  • When required by law or legal processes
  • With service providers who assist in system operation (under strict confidentiality)

Deutsch

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir können Daten unter folgenden Umständen weitergeben:

  • An Systemadministratoren für technischen Support
  • An autorisierte Tutoren und Administratoren für Buchungsmanagement
  • Wenn gesetzlich oder durch Gerichtsverfahren erforderlich
  • An Dienstleister, die beim Systembetrieb helfen (unter strenger Vertraulichkeit)

Your Rights / Ihre Rechte

English

You have the following rights regarding your personal data:

  • Access: Request copies of your personal data
  • Rectification: Correct inaccurate or incomplete data
  • Erasure: Request deletion of your data (subject to legal requirements)
  • Portability: Receive your data in a structured format
  • Objection: Object to certain types of data processing
  • Restriction: Request limitation of data processing

To exercise these rights, please contact us at: [Your Contact Email]

Deutsch

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunft: Kopien Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
  • Berichtigung: Unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren
  • Löschung: Löschung Ihrer Daten beantragen (vorbehaltlich gesetzlicher Anforderungen)
  • Übertragbarkeit: Ihre Daten in strukturiertem Format erhalten
  • Widerspruch: Bestimmten Arten der Datenverarbeitung widersprechen
  • Einschränkung: Einschränkung der Datenverarbeitung beantragen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: [Your Contact Email]

Data Security & Retention / Datensicherheit & Aufbewahrung

English - Security Measures

We implement appropriate technical and organizational measures:

  • Access controls and user authentication
  • Regular security audits and updates
  • Secure hosting infrastructure
  • Staff training on data protection

Data Retention Periods

  • Account Data: While active and up to 1 year after deletion
  • Booking Records: 1 year for audit purposes
  • Communication Data: 1 year or until deletion requested
  • Technical Logs: 6 months for security maintenance

Deutsch - Sicherheitsmaßnahmen

Wir implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen:

  • Zugangskontrollen und Benutzerauthentifizierung
  • Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates
  • Sichere Hosting-Infrastruktur
  • Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz

Datenaufbewahrungszeiten

  • Kontodaten: Während Aktivität und bis zu 1 Jahr nach Löschung
  • Buchungsaufzeichnungen: 1 Jahr für Prüfungszwecke
  • Kommunikationsdaten: 1 Jahr oder bis Löschung beantragt
  • Technische Protokolle: 6 Monate für Sicherheitswartung

Cookies & Changes / Cookies & Änderungen

English

Cookie Usage

  • Essential Cookies: Required for authentication and basic functionality
  • Preference Cookies: Store your language and interface preferences
  • Analytics Cookies: Help us understand system usage (anonymized)

You can manage cookie preferences through your browser settings.

Policy Changes

We may update this privacy notice from time to time. We will notify you of any significant changes by email or through the system interface.

Deutsch

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Richtlinienänderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder über die Systemoberfläche benachrichtigen.